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第一章  總則

第一條為加強(qiáng)中國煤炭學(xué)會(huì)（以下簡稱“中煤學(xué)會(huì)”）檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書歸檔工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定及內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)，制定本辦法。

第二條本辦法所稱文件材料指學(xué)會(huì)內(nèi)設(shè)部室在履行職責(zé)中形成的，具有保存價(jià)值且辦理完畢的各種文件材料（含電子版），包括文字、圖表、音像、實(shí)物等。

第三條中煤學(xué)會(huì)會(huì)員綜合部負(fù)責(zé)文件歸檔工作，應(yīng)歸檔的文件材料各部室必須及時(shí)交到會(huì)員綜合部實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

第二章  歸檔范圍及保管期限

第四條歸檔工作以部室職責(zé)范圍內(nèi)形成的文件材料為主。部室間、部室與分支機(jī)構(gòu)及外單位間聯(lián)合發(fā)文的文件材料，由主辦部室負(fù)責(zé)歸檔。

第五條學(xué)會(huì)各類會(huì)議材料及學(xué)會(huì)向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告及重要領(lǐng)導(dǎo)批示等均應(yīng)歸檔。

第六條檔案材料的保管期限分為永久、長期（15年－50年）、短期（15年以下）三種。記述和反映學(xué)會(huì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的重要文件材料定為永久。反映學(xué)會(huì)一般職能活動(dòng)的，在較長時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件材料定為長期。只在較短時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值，反映學(xué)會(huì)一般或臨時(shí)性職能活動(dòng)的文件材料定為短期。

第三章  歸檔要求

第七條建立健全日常歸檔制度，提高對(duì)歸檔工作的認(rèn)識(shí)，各部室明確專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。承辦人員應(yīng)將辦理完畢的文件材料在一周內(nèi)送交會(huì)員綜合部進(jìn)行存檔。會(huì)員綜合部集中統(tǒng)一管理歸檔文件材料，確保應(yīng)歸檔文件材料的齊全完整。

第八條各部室起草的正式文件必須歸檔，且清稿、底稿齊全，正文中涉及轉(zhuǎn)發(fā)文、附件、附表的也要求齊全完整；文件草稿一般不需歸檔，如有領(lǐng)導(dǎo)批示或有重要修改意見的草稿應(yīng)與正文、底稿、電子文檔一并歸檔。有領(lǐng)導(dǎo)重要批示或有處理結(jié)果的文件收文處理單與被處理文件一并歸檔。

第九條歸檔文件應(yīng)符合以下技術(shù)要求：

（一）歸檔文件清稿必須是正式印刷物且符合公文要求。擬稿、審稿、簽批應(yīng)使用墨汁、碳素墨水、黑或蘭黑墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙、純蘭或紅色墨水書寫或簽字。

（二）文件材料一般應(yīng)歸檔保存原件，復(fù)印文件不作為檔案保管；若確無原件或原件丟失，須在備考表中予以說明。電傳文件不宜長期保存，應(yīng)復(fù)印歸檔，并加以說明。

第四章  附則

     第十條本辦法自發(fā)布之日起實(shí)施，原辦法同時(shí)廢止。由中煤學(xué)會(huì)負(fù)責(zé)解釋。