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　　第一章  總則

　　第一條  為規(guī)范中國(guó)煤炭學(xué)會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“中煤學(xué)會(huì)”）公文處理工作，提高公文處理效率和發(fā)文質(zhì)量，制定本規(guī)定。

　　第二條  中煤學(xué)會(huì)公文（含傳真，下同），是本會(huì)在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)中所形成的規(guī)范體式的文書；是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家路線、方針、政策，發(fā)布規(guī)章、制度、辦法、請(qǐng)示、報(bào)告和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，溝通情況、傳遞信息、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。

　　第三條  公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的安全。

　　第四條  會(huì)員綜合部是中煤學(xué)會(huì)公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部室、所屬單位和代表機(jī)構(gòu)公文處理工作。

　　第二章  公文種類

　　第五條  中煤學(xué)會(huì)使用的公文種類主要包括：決定、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要等十種。

　　第六條  傳真等只要經(jīng)過(guò)一定的簽批手續(xù)、套用固定的格式，即視同公文處理。

　　第三章  公文格式

　　第七條  公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人，標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄報(bào)單位、抄送單位、制發(fā)單位、制發(fā)時(shí)間及附件等部分組成。

　?。ㄒ唬┥婷芄暮途o急公文應(yīng)當(dāng)按有關(guān)規(guī)定標(biāo)明密級(jí)、保密期限以及緊急程度。公文緊急程度包括特急、急件、平件。

　?。ǘ┌l(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。單位之間聯(lián)合行文時(shí)，主辦單位排列在前；與同級(jí)或相應(yīng)的政府機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體聯(lián)合行文時(shí)，按照政、群的順序排列。

　　（三）發(fā)文字號(hào)包括發(fā)文單位代字、年份、序號(hào)。與其他單位聯(lián)合行文時(shí)，原則上應(yīng)使用排列在前的單位的發(fā)文字號(hào)，也可以協(xié)商確定，但只能標(biāo)注一個(gè)單位的發(fā)文字號(hào)。

　　（四）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)要、準(zhǔn)確地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

　?。ㄎ澹┲魉蛦挝恢腹牡闹饕芾韱挝?，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

　?。┕恼膽?yīng)力求主題明確、理由充分，簡(jiǎn)明扼要、層次清晰，用詞規(guī)范、文字標(biāo)準(zhǔn)。

　?。ㄆ撸┕娜缬懈郊?，應(yīng)當(dāng)在正文之后、成文日期之前注明附件的順序和名稱。

　?。ò耍┏晌娜掌谝灶I(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

　?。ň牛┕某龝?huì)議紀(jì)要和傳真發(fā)出以外，都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。為簡(jiǎn)化手續(xù)和提高效率，聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，所有發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

　?。ㄊ┕娜缬懈阶ⅲㄐ枰f(shuō)明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。附注的位置在成文日期和印章之下，主題詞之上。

　?。ㄊ唬┏瓐?bào)、抄送單位指除主送單位外需要知曉或執(zhí)行公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

　?。ㄊ┕闹懈鹘M成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，參照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

　　（十三）公文文字一律從左至右橫寫、橫排；公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型，左側(cè)裝訂。

　　第四章  行文規(guī)則

　　第八條  行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重實(shí)效。

　　第九條  中煤學(xué)會(huì)和所屬單位的行文關(guān)系，應(yīng)當(dāng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。

　?。ㄒ唬┫蛘块T和業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)示、報(bào)告工作，所行公文為上行文，一般用請(qǐng)示、報(bào)告、函等文種。

　?。ǘ┫蚱渌幌嚯`屬單位相互聯(lián)系工作所行公文為平行文，一般用函、意見、通知等文種。

　?。ㄈ?duì)所屬單位發(fā)布指示、布置工作所行公文為下行文，一般用決定、批復(fù)、通知、通報(bào)等文種。方針、政策性的重要下行文，應(yīng)同時(shí)抄報(bào)業(yè)務(wù)主管部門。

　　第十條  “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送單位，需同時(shí)送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)單位?！皥?bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

　　第十一條  除上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，不得以中煤學(xué)會(huì)名義向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送公文。凡上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)，在用公文報(bào)送辦理結(jié)果時(shí)，應(yīng)當(dāng)隨文附上領(lǐng)導(dǎo)原批示的復(fù)印件。

　　第十二條  受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級(jí)單位行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送單位和抄報(bào)單位。上級(jí)單位向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)單位行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)單位。

　　第十三條  行政公文不得對(duì)黨的組織做出指示、交待任務(wù)。如行政公文涉及黨紀(jì)處分時(shí)，只能建議黨員所在黨組織按規(guī)定處理。

　　第十四條 凡單位之間或各部室之間未協(xié)商一致的問題，不能擅自辦文。各部室不得以部門名義對(duì)外正式行文。

　　第五章  收文辦理

　　第十五條  收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、分辦、批辦、承辦、催辦等程序。

　　第十六條  署名中煤學(xué)會(huì)收的公文，由會(huì)員綜合部登記、審核。經(jīng)審核，對(duì)符合規(guī)定且需要辦理的公文，先由會(huì)員綜合部提出辦文建議，送秘書長(zhǎng)審批，有關(guān)單位根據(jù)批示進(jìn)行辦理。

　　第十七條  各部室和有關(guān)所屬單位如收到報(bào)、送中煤學(xué)會(huì)的公文，應(yīng)立即送交會(huì)員綜合部，不得自行處理。

　　第十八條  審批需要辦理的公文時(shí)，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；對(duì)不需要辦理的公文，圈閱表示已閱知。需要辦理的公文為辦件，按領(lǐng)導(dǎo)排序由后向前傳批；不需要辦理的公文為閱件，按領(lǐng)導(dǎo)排序由前向后傳閱。

　　第十九條  對(duì)需幾個(gè)單位共同辦理的事項(xiàng)，在批分公文時(shí)應(yīng)指定主辦單位；如未指定，則列在最前面的為主辦單位。主辦單位應(yīng)主動(dòng)與協(xié)辦單位聯(lián)系、協(xié)商，及時(shí)承辦，不能互相推諉。如有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商。

　　第二十條各部室對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊辦理，不得延誤。對(duì)有時(shí)限要求的公文，要按時(shí)辦完；緊急公文，要隨到隨辦。確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。對(duì)不宜由本部室辦理的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回會(huì)員綜合部并說(shuō)明理由。

　　第二十一條  上級(jí)交辦的公文，凡明確提出時(shí)限要求的，必須在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢并予以回復(fù)，凡未明確提出時(shí)限要求的，一般應(yīng)在兩周內(nèi)回復(fù)；其他部門征求意見或會(huì)簽的公文，必須在收到文件7個(gè)工作日內(nèi)予以回復(fù)，因特殊情況不能按期回復(fù)時(shí)，應(yīng)提前與有關(guān)部門溝通并商定回復(fù)時(shí)間及方式。

　　第二十二條  公文由會(huì)員綜合部負(fù)責(zé)催辦。緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。

　　第六章  發(fā)文辦理

　　第二十三條  發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、會(huì)稿、核稿、簽發(fā)、用印、分發(fā)等程序，依照發(fā)文首頁(yè)紙規(guī)定程序執(zhí)行（發(fā)文首頁(yè)紙樣式附后）。

　　第二十四條  發(fā)文應(yīng)貫徹精簡(jiǎn)的原則。會(huì)議材料一般不再行文印發(fā)。

　　第二十五條  草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

　　（一）符合國(guó)家法律、法規(guī)和方針、政策及其他有關(guān)規(guī)定。

　?。ǘ┣闆r確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，文字精煉，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。

　?。ㄈ┕姆N類應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)及與主送單位的行文關(guān)系確定。

　　（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。

　?。ㄎ澹┤嗣?、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

　?。┙Y(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。

　?。ㄆ撸?yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定的計(jì)量單位。

　?。ò耍┕闹惺褂梅且?guī)范化簡(jiǎn)稱時(shí)，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。

　?。ň牛┕闹械臄?shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　?。ㄊW(xué)會(huì)公文具體格式參見附件。

　　第二十六條  擬制公文時(shí)，對(duì)涉及其他部門職責(zé)的事項(xiàng)，辦文部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)征求有關(guān)部門的意見。

　　第二十七條  各部室負(fù)責(zé)人要對(duì)行文質(zhì)量負(fù)責(zé)，把好部門核稿關(guān)。會(huì)員綜合部負(fù)責(zé)審核公文可行性、行文格式及規(guī)則、文字表述、印發(fā)數(shù)量；在不變動(dòng)原意的情況下，可對(duì)公文草稿進(jìn)行增刪和文字加工。如有重大修改，應(yīng)與擬稿人或辦文部門協(xié)商；對(duì)于內(nèi)容雜亂、主題不清、文理不通、字跡潦草及不符合規(guī)定的，應(yīng)予退回。

　　第二十八條  各部室擬制公文應(yīng)當(dāng)做到程序規(guī)范、手續(xù)完備，原則上應(yīng)由主要負(fù)責(zé)人核簽。各分支機(jī)構(gòu)擬制公文，需按照發(fā)文首頁(yè)紙規(guī)定程序，首先提交至?xí)T綜合部履行發(fā)文程序，審批通過(guò)后再行印發(fā)。

　　第二十九條  綜合性會(huì)議通知一般用中煤學(xué)會(huì)文件。

　　第三十條  已簽發(fā)的公文不得隨意改動(dòng)。如確需要改動(dòng)時(shí)，必須重新核稿，并報(bào)原簽發(fā)人審定。公文正式印制前，經(jīng)辦人應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，消滅差錯(cuò)，以免損害中煤學(xué)會(huì)的形象。公文如需重印，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定辦理審批手續(xù)。

　　第三十一條  轉(zhuǎn)發(fā)文件一般用中煤學(xué)會(huì)文件。采取將原件直接翻印給有關(guān)單位的（絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的公文除外）。翻印時(shí)，應(yīng)注明翻印單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。

　　第三十二條  擬稿人和核稿人根據(jù)公文發(fā)送范圍確定印制份數(shù)。公文印制份數(shù)經(jīng)確定后不得隨意變更。如辦文部門確需增加公文印制份數(shù)，須經(jīng)秘書長(zhǎng)同意。

　　第七章  公文歸檔

　　第三十三條  公文辦理完畢后，各辦文單位應(yīng)根據(jù)中煤學(xué)會(huì)有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本（三份）和有關(guān)材料整理，交會(huì)員綜合部集中管理；個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。

　　第三十四條  公文歸檔應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等分類整理，要能正確反映中煤學(xué)會(huì)的主要工作，并保證歸檔公文的齊全、完整，以便于保管、查找和利用。

　　第三十五條  聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理、歸檔，其他單位保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。

　　第三十六條  擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

　　第八章  公文管理

　　第三十七條 公文由會(huì)員綜合部和分支機(jī)構(gòu)專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

　　第三十八條管理涉密公文按照中國(guó)煤炭學(xué)會(huì)機(jī)要文件管理辦法執(zhí)行。

　　第九章  附則

　　第三十九條  本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施，原規(guī)定同時(shí)廢止。由中煤學(xué)會(huì)負(fù)責(zé)解釋。

　　附件

　　中國(guó)煤炭學(xué)會(huì)公文排版格式

　　1.發(fā)文編號(hào)：方正仿宋簡(jiǎn)體      字號(hào)：三號(hào)

　　2.標(biāo)    題：方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體    字號(hào)：20

　　3.正文部分：字號(hào)：三號(hào)

　　正    文：方正仿宋簡(jiǎn)體     

　　一級(jí)標(biāo)題：黑體

　　二級(jí)標(biāo)題：方正楷體加粗

　　三級(jí)標(biāo)題：方正仿宋加粗

　　四級(jí)標(biāo)題：方正仿宋簡(jiǎn)體

　　4.數(shù)字：新宋體

　　5.字母：新羅馬(Times New Roman)

　　6.頁(yè)碼部分：左右頁(yè)腳分布    例： -1-

　　7.紙張大?。?span lang="EN-US">A4

　　8.頁(yè)邊距：上、下：2.54cm，左、右：2.9cm

　　9.發(fā)文日期與發(fā)文單位：與正文空3行距離，結(jié)尾與行末空有4個(gè)中文字符的距離。